znak sprawy: COIA-841-372/2002
Szanowna Pani,
Uprzejmie dziękuję za mile słowa pod adresem
bazy danych SEZAM, za której utworzeniem kryje się praca ponad 100 osób,
ciągła praca, gdyż baza jest aktualizowana w archiwach na bieżąco, a w
skali ogólnopolskiej raz w roku.
Wyjaśniam też, że baza danych SEZAM, udostępniona
w Internecie, informuje o zespołach archiwalnych przechowywanych w archiwach
państwowych. Możliwość wyszukiwania informacji odnosi się do nazwy i typu
twórcy zespołu oraz do dat dokumentacji. W pełnym opisie zespołu jest informacja,
jakie pomoce archiwalne (m.in. indeksy osobowe) posiada dany zespól. Jeśli
jednak w jego nazwie nie występuje poszukiwany
przez Panią element, nie jest możliwe odnalezienie interesujących materiałów
w oparciu jedynie o tę bazę danych. Taki system informacji o zasobie archiwalnym
ukształtowany został przez ostatnie dwa stulecia i ma on charakter strukturalny,
nie rzeczowy, jak to jest np. w bibliotekach.
Nazwa zespołu, czyli spuścizny aktowej
jednego twórcy, jest tożsama z nazwą tego twórcy. W tradycyjnych systemach
informacyjnych znaczy to, że aby dotrzeć do dokumentów, trzeba znać nazwę
ich twórcy (instytucji, osoby, stowarzyszenia,
itp.).
Nowe systemy dążą w kierunku opisywania
zawartości, dodawania słów kluczowych, klasyfikowania itp. Nie są jednak
jeszcze doskonałe.
Niestety, ma Pani rację, wykonywanie indeksów
osobowych, zwłaszcza do ksiąg sądowych i metrykalnych, to zadanie
przekraczające możliwości jakiegokolwiek archiwum. Próby takie były w kilku
miejscach czynione, ale po krótkim czasie zaniechane. Być może kiedyś będzie
można do tego powrócić.
Powstają jednak tematyczne pomoce archiwalne,
czego przykładem jest prowadzona od
kilku lat baza danych PRADZIAD, która informuje o aktach metrykalnych i
stanu cywilnego przechowywanych w archiwach. Kluczem dotarcia do informacji
są w niej m.in.: nazwa miejscowości, wyznanie, rodzaj aktu. Baza ta jest
na razie dostępna na CD-ROM "Po mieczu
i po kądzieli" (por. http://www.archiwa.gov.pl/books/pmik.html
). Mamy też bazę danych ELA (Ewidencje Ludności w Archiwaliach), która
jest wykazem odnalezionych i opisanych różnorodnych spisów ludności. Baza
ta znajduje się również na CD-ROM "Po mieczu i po kądzieli". Jeśli interesują
Panią szersze samodzielne badania genealogiczne, musze dodać, że na tym
CD-ROM-ie są dane z końca 1999 r. Dane z końca 2001 r. właśnie scalamy
u nas w Ośrodku, ale nie będą one dostępne w postaci płyty. Może uda nam
się bazę PRADZIAD udostępnić w Internecie. Polecam jednak strony internetowe
dla genealogów - linki do niektórych są na naszej witrynie www.archiwa.gov.pl
w części Archiwa w Internecie - inne.
Z poważaniem
Anna Łaszuk